Monissa yrityksissä painitaan tälläkin hetkellä kansio-, kalenteri- ja paperikaaoksen keskellä, mikä ei ainoastaan syö hermoja vaan myös työntekijöiden aikaa ja toimiston hyllytilaa – tulostinmusteesta ja paperiarkeista puhumattakaan. Tämän ikuisuusongelman edessä oli myös tuki- ja terapiapalveluita tarjoava Geneesi. Yrityksen toiminta kuitenkin tehostui kertaheitolla, ja taakka sihteerin hartioilla keveni, kun Geneesi otti käyttöönsä näppärän selainpohjaisen asiakkuudenhallinta- ja toiminnanohjausjärjestelmän, Terapiapilven. Järjestelmän takana on joensuulainen Kooders.

Tarve toimintojen sähköistämisestä herää

Tarve prosessien digitalisoimisesta Geneesillä heräsi, kun kalentereiden pitäminen ajan tasalla alkoi olla asiakasmäärien kasvaessa aikaavievää ja kömpelöä. Projektin edetessä myös yrityksen muiden toimintojen, kuten laskutuksen ja dokumentoinnin, sähköistäminen alkoi tuntua järkevältä. Kun vielä ELY-keskus lähti mukaan tukemaan projektia rahallisesti, pyörähti Terapiapilvi-järjestelmän kehitystyö käyntiin täydellä teholla. Järjestelmää kehitettiin vuoden 2015 ajan, ja vuoden lopussa järjestelmä saatiin Geneesin psykoterapeuttien käyttöön.

Hyvästit paperisodalle ja post it -lapuille

Geneesin tarpeisiin räätälöidyn järjestelmän ansiosta sihteerin työ yrityksessä on vähentynyt huomattavasti, ja yrityksen toiminta tehostunut yli puolella siitä, mitä se oli vielä vuonna 2015. Terapeutit saavat tehtyä järjestelmään nyt asiakastietoihin automaattisesti sidottuja kalenterimerkintöjä, tallennettua ja haettua dokumentteja muutamalla klikkauksella sekä pidettyä kirjaa asiakaskäyntien määristä vaivattomasti. Myös laskutukseen ja kirjanpitoon liittyvät prosessit muuttuivat yrityksessä Terapiapilven ansiosta mutkattomammiksi, ja ”paperisodan” määrä laski minimiin. Pienetkin ylimääräiset välivaiheet, kuten yksinkertaisen asiakasmuistiinpanon vieminen sihteerille tai kalentereiden kahdentaminen, ovat nyt historiaa – ainakin Geneesillä.

Kehitystyö jatkuu

Koodersin mukaan Terapiapilvi on tällä hetkellä pilotointivaiheessa. Järjestelmästä kerätään palautetta ja ominaisuuksia kehitetään. Tulevaisuudessa järjestelmää on aikomus markkinoida mahdollisesti muillekin käyttäjille.

Lue lisää casesta tai tutustu Koodersin muihin ratkaisuihin.